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E-Rechnung - Das gilt ab 01.01.2025!

Heute informieren wir Sie zum Thema E-Rechnung. Hierbei beschränken wir uns auf das, was ab 01.01.2025 gilt *) und darüber hinaus auf das unseres Erachtens absolut Notwendige:

Was bedeutet das *) an manchen Textstellen?

Das Sternchen *) bedeutet, dass es sich hierbei um noch nicht sichere Gesetzesauslegungen des Bundesministeriums für Finanzen (sog. BMF) handelt. Denn: Leider ist bisher nur das Gesetz verabschiedet. Das erläuternde BMF-Schreiben befindet sich hingegen noch im Entwurfsstatus und wird erst Ende 2024 in der endgültigen Fassung erwartet.

  • Wir informieren Sie, sobald dieses BMF-Schreiben vorliegt UND sich hieraus wesentliche, zu dieser Email abweichende oder zusätzliche Erkenntnisse ergeben.

E-Rechnung: Das gilt ab 01.01.2025

Schritte zur Einführung der E-Rechnung

Ab 01.01.2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen

  • Jedes Unternehmen muss Rechnungen als E-Rechnung akzeptieren, empfangen und digital verarbeiten können.

Ab 01.01.2028: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen ab bestimmten Unternehmensgrößen

  • Jedes Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von > 800 TEUR muss B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.

Ab 01.01.2029: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen

  • Jedes Unternehmen muss B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.

E-Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers sind

  • Rechnungen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 – ZUGFeRD-Rechnungen sind visuelle - also menschenlesbare - Rechnungen mit Datensatzanhängen, aus denen die digitalen Rechnungsinhalte strukturiert hervorgehen,
  • XRechnungen - das sind nicht-visuelle, maschinenlesbare Rechnungen, mithin reine Datensätze, deren Rechnungsinhalte nur digital auslesbar sind,
  • alle Rechnungsformate, die den Vorgaben des BMF *) entsprechen. 

KEINE E-Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers sind

  • PDF-, Word-, Excel-Rechnungen,
  • alle Rechnungsformate, die NICHT den Vorgaben des BMF *) entsprechen.

Sonderfälle *)

Die Regelungen gelten auch

  • für §13b-Rechnungen
  • für Rechnungen an
    • Ärzte,
    • KleinUnternehmer,
    • Vermieter,
    • Betreiber von PV-Anlagen
    • TIPP:
      Nehmen Sie noch vor dem Jahreswechsel Kontakt zu Ihren Geschäftspartnern auf und klären Sie, wer bereits ab 2025 mit der Ausstellung von E-Rechnungen starten wird. Verständigen Sie sich dabei auch gleich auf ein Rechnungsformat.

Die Regelungen gelten nicht für Rechnungen

  • an ausländische Unternehmer
    • TIPP: dokumentieren Sie die (ausländische) USt-ID des Unternehmers oder lassen sich einen Auszug aus dem ausländischen Handelsregister geben
  • für Rechnungen bis 250 EUR (sog. Kleinbetragsrechnungen) sowie Fahrausweise
  • für Rechnungen an private Endverbraucher

Das ist zu tun bis 31.12.2024:

Mandantengruppe A: Sie sind DUo-Mandant?

Dann leiten Sie eingehende E-Rechnungen bereits aktuell direkt und ausschließlich an DATEV-Unternehmen Online (DUo)weiter oder laden Ihre Belege in DATEV-Unternehmen Online hoch.

Handlungsempfehlungen:

  • KEINE! Denn Sie brauchen für die Buchführung nichts weiter zu veranlassen. DATEV-Unternehmen Online kann alle zulässigen E-Rechnungsformate auslesen und archiviert diese im hochgeladenen Format unveränderbar für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist!
  • TIPP: Erhalten Sie ab 01.01.2025 XRechnungen, so können Sie diese ohne technische Unterstützung nicht visuell auslesen, ergo auch nicht ohne maschinelle Unterstützung prüfen. Lösungen:
    • Bitten Sie den Rechnungsaussteller um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format. Dies ist eine visuelle, also menschenlesbare Rechnung mit maschinenlesbaren Datensatzanhang.
    • Alternativ sprechen Sie uns an. Die DATEV bietet Lösungen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, so Sie unsere Unterstützung wünschen.

Mandantengruppe B: Sie buchen eingehende Rechnungen zunächst über eine eigene Software (z.B. Label, Inform, Lexware)?

Dann verarbeiten Sie eingehende Rechnungen aktuell bereits mit dieser Software, schicken uns zur Überwachung oder Vervollständigung Ihrer FIBU Ihre vorerfassten Daten und Sie erhalten lediglich Ihre Auswertungen über DUo.

Handlungsempfehlungen:

  • Bitte klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter den Empfang und auch die gesetzeskonforme Verarbeitung und Archivierung (im ursprünglichen Format und unveränderbar für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist !) von E-Rechnungen ab!
  • Sollte Ihr Anbieter ab 01.01.2025 keine Lösung anbieten, kommen Sie auf uns zu. Wir haben Lösungen für Sie, auch interimsweise, bis Ihr Anbieter soweit ist.

Mandantengruppe C: Sie sind weder Duo-Mandant noch verfügen Sie über eine eigene Software.

Dann drucken Sie E-Rechnungen für Ihren Papierordner oder speichern eingehende E-Rechnungen lokal oder senden uns z.B. als Jahresmandant Ihre Rechnungen per Email.

Handlungsempfehlungen:

  • In Ihrem Fall besteht akuter Handlungsbedarf bis 31.12.2024!
  • Es sind Maßnahmen zu treffen, die Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen ab 01.01.2025 sicherstellen.
    • Die DATEV bietet Lösungen.
    • Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, so Sie unsere Unterstützung wünschen. 

In welchem Rechnungsformat erhalten Sie künftig unsere Rechnungen an Sie?

Aktuell versenden wir unsere B2B-Ausgangsrechnungen bereits vorzugsweise im ZUGFeRD-Format, nur auf Wunsch als PDF und nur auf besonderen Wunsch auf Papier.

Noch im Laufe des Jahres, spätestens ab 01.01.2025 gehen wir zum lückenlosen Versand im ZUGFeRD-Format in der jeweils aktuellsten Version über.

Bei Fragen…

… bitte wie immer einfach anrufen.

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